CHSSN Politique de governance des renseignements personnels de Réseau Communautaire de Santé et de Services Sociaux Politique de governance Le Réseau communautaire de santé et de services sociaux (ci-après « CHSSN ») s’engage à collecter, utiliser, divulguer, conserver et détruire vos renseignements personnels, quel que soit le format dans lequel ils sont conservés ou consultés, conformément à la présente politique (la « Politique »). La présente Politique décrit également les rôles et responsabilités du personnel du CHSSN, depuis la collecte jusqu’à la destruction de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions concernant vos renseignements personnels et que vous avez lu la Politique mais avez encore des questions, vous pouvez contacter notre responsable de la protection de la vie privée, Jennifer Johnson, à l’adresse électronique suivante : privacy@chssn.org Le CHSSN peut, à sa discrétion, modifier la Politique en tout temps. Si la Politique est modifiée, vous en serez informé via la mise à jour du document, le cas échéant. Une fois informé, votre utilisation continue des services fournis par le CHSSN après l’entrée en vigueur de la Politique modifiée vaudra acceptation de la Politique telle que modifiée. 1. Définitions Dans la présente politique, les mots et expressions ont les significations qui leur sont attribuées ci-dessous : « Autorité(s) gouvernementale(s) » désigne : a) tout gouvernement, département, cour, tribunal, organisme d’arbitrage, commission, agence, conseil ou bureau multinational, fédéral, provincial, régional, municipal ou local b) toute subdivision, tout agent, toute commission ou toute autorité de l’un des organismes susmentionnés c) tout organisme quasi gouvernemental ou privé exerçant un pouvoir de réglementation, d’administration, d’expropriation ou tout pouvoir fiscal sous la direction ou pour le compte de l’un des organismes susmentionnés, y compris tout organisme privé chargé de fournir des services publics ; et d) tout organisme judiciaire ou quasi judiciaire, cour ou tribunal ; « Loi » désigne la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1, et toute modification ou tout amendement ultérieur qui y est apporté ; « Renseignements personnels » désigne tout renseignement relatif à une personne physique qui permet de l’identifier, directement ou indirectement ; « Commissaire à la protection de la vie privée » désigne le commissaire à la protection de la vie privée nommé par le CHSSN pour veiller au respect et à la mise en œuvre de la Loi, qui, à la date des présentes, est Mme Jennifer Johnson, joignable par courriel à l’adresseprivacy@chssn.org ; 2. Consentement En soumettant vos renseignements personnels au CHSSN, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation de vos renseignements personnels par le CHSSN conformément à la présente politique. 3. Finalités pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis Le CHSSN recueille vos renseignements personnels aux fins suivantes : Répondre à vos demandes ou questions ; Vous envoyer des informations sur nos programmes, notre newsletter ou nos produits de connaissance ; Prévenir et détecter les fraudes ou évaluer et améliorer les mesures de protection et de sécurité ; Vous contacter au sujet de la présente politique ; Gérer l’administration des bénévoles et communiquer avec eux en vue de diverses activités ; Faire de la publicité pour promouvoir les activités et les intérêts du CHSSN. Le CHSSN utilise vos renseignements personnels uniquement aux fins énoncées dans la présente politique et s’engage à obtenir votre consentement pour toute autre utilisation qui n’est pas prévue dans la présente, sauf dans les cas d’exception prévus par la loi. 4. Moyens de collecte de vos renseignements personnels Le CHSSN recueille vos renseignements personnels lorsque : Vous abonnez à notre bulletin d’information électronique sur ce site web ; Vous cliquez sur une publicité que le CHSSN a placée sur un site Web tiers (par exemple, Facebook, etc.) ; Vous répondez à un sondage, participez à un concours ou à toute autre promotion ; Vous remplissez un formulaire papier ; Vous nous contactez par e-mail, téléphone ou tout autre moyen de communication ; et Vous nous envoyez vos informations personnelles par e-mail. 5. Droit d’accès et de rectification prévu par la loi À votre demande, le CHSSN confirmera l’existence de vos renseignements personnels, vous donnera accès à ceux-ci et vous permettra d’en obtenir une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous avez le droit d’exiger que les informations personnelles inexactes, incomplètes ou ambiguës soient rectifiées, ou que les informations personnelles soient supprimées si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi. Vous avez le droit d’exiger que le CHSSN cesse de diffuser vos renseignements personnels lorsque cette diffusion est contraire à la loi, à une ordonnance judiciaire ou lorsque les conditions suivantes sont réunies : (i) un préjudice grave est causé à votre réputation ou à votre vie privée, (ii) ce préjudice l’emporte clairement sur l’intérêt public à connaître ces renseignements ou sur l’intérêt de toute personne à la liberté d’expression, et (iii) la cessation de la diffusion demandée ne dépasse pas ce qui est nécessaire pour prévenir tout préjudice supplémentaire. Dans tous les cas, votre demande d’accès ou de rectification doit être faite par écrit, en fournissant la preuve de votre identité en tant que personne concernée par les informations personnelles. Le responsable du personnel du CHSSN s’engage à répondre à votre demande écrite dans les 30 jours suivant sa réception. L’accès à vos informations personnelles est gratuit, sauf si des frais raisonnables peuvent être facturés pour leur transcription, leur reproduction ou leur transmission. En cas de refus de votre demande, le responsable du personnel s’engage à vous communiquer les motifs de sa décision et à vous informer de la disposition de la loi sur laquelle se fonde ce refus, des voies de recours dont vous disposez et du délai dans lequel elles peuvent être exercées. Le responsable du personnel s’engage à vous fournir l’assistance nécessaire pour vous aider à comprendre le refus. Le responsable du traitement s’engage à vous fournir gratuitement une copie de vos données personnelles qui ont été modifiées ou complétées ou, le cas échéant, une attestation de la suppression de vos données personnelles. Il s’engage également à informer sans délai toute personne ayant reçu les informations au cours des six mois précédant la demande de la personne concernée et, le cas échéant, la personne auprès de laquelle les informations ont été obtenues. Le responsable du traitement s’engage à conserver les informations personnelles faisant l’objet de votre demande d’accès ou de rectification pendant le temps nécessaire pour vous permettre d’épuiser vos recours en vertu de la loi. 6. Droit de retirer votre consentement Vous avez le droit de retirer à tout moment votre consentement à la divulgation ou à l’utilisation de vos renseignements personnels par le CHSSN. Pour ce faire, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée en utilisant les coordonnées fournies dans la présente politique. Toutefois, le retrait de votre consentement peut empêcher le CHSSN de fournir ses services, le cas échéant. 7. Renseignements personnels recueillis automatiquement par le biais de notre site Web – cookies Le CHSSN recueille les renseignements personnels fournis par les cookies. Les cookies sont des fichiers de données qui sont généralement stockés sur votre appareil lorsque vous utilisez des sites Web et des services en ligne. Ils sont utilisés pour le fonctionnement efficace des sites Web et peuvent fournir des informations et aider à personnaliser les services. Vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser les cookies. La plupart des navigateurs web acceptent automatiquement les cookies, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser les cookies si vous le préférez. Si vous souhaitez désactiver l’utilisation des cookies, vous pouvez le faire à partir du menu des préférences de votre navigateur. Il est possible de désactiver les cookies ou d’utiliser le mode de navigation privée lorsque vous utilisez les services du site web. Toutefois, le refus d’accepter les cookies peut affecter considérablement l’utilisation du site web. 8. Divulgation de vos renseignements personnels 8.1 Communication à des entités et/ou personnes au Québec Le CHSSN souhaite que vous compreniez avec qui il partage les renseignements personnels qu’il recueille à votre sujet. Par conséquent, le CHSSN partage vos renseignements personnels avec les personnes/entités suivantes : Prestataires de services autorisés – Le CHSSN peut partager vos renseignements personnels avec des prestataires de services qui fournissent des services en notre nom. Les services fournis par ces fournisseurs de services comprennent le traitement des paiements par carte de crédit, le traitement des dons, le service à la clientèle, l’analyse et la promotion des activités, le soutien des fonctionnalités du site Web, l’organisation de concours, de tirages au sort et de sondages, ainsi que le soutien d’autres fonctions du site Web. Ces fournisseurs de services peuvent avoir accès à vos renseignements personnels dans le seul but d’exercer leurs fonctions. Dans de tels cas, des mesures seront mises en place pour assurer la confidentialité de vos renseignements personnels.Partenaires commerciaux – Le CHSSN peut partager vos informations personnelles avec ses partenaires commerciaux afin de pouvoir vous fournir des services. Dans ce cas, des mesures seront mises en place pour garantir la confidentialité de vos informations personnelles.Partenaires communautaires – Le CHSSN peut partager vos renseignements personnels avec ses partenaires communautaires dans le but d’améliorer la santé et le bien-être de la communauté anglophone. Dans ce cas, des mesures seront mises en place pour assurer la confidentialité de vos renseignements personnels.Services de santé publique et services sociaux – Le CHSSN peut partager vos renseignements personnels avec le personnel du secteur de la santé publique et des services sociaux. Dans ce cas, des mesures seront mises en place pour garantir la confidentialité de vos renseignements personnels. Autorités gouvernementales – Le CHSSN peut partager vos renseignements personnels avec les autorités gouvernementales lorsque cela est nécessaire. Dans ce cas, des mesures seront mises en place pour assurer la confidentialité de vos renseignements personnels. Le CHSSN doit obtenir votre consentement pour communiquer ou transmettre vos renseignements personnels à un tiers qui n’est pas visé par la présente politique, sauf lorsque cela est justifié en vertu d’une exception prévue par la Loi. 8.2 Communication à des entités et/ou personnes à l’extérieur du Québec Vos renseignements personnels peuvent être divulgués ou stockés à l’extérieur du Québec. Dans de tels cas, le CHSSN s’engage à effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et à ne divulguer les renseignements personnels que si l’évaluation démontre que ceux-ci sont adéquatement protégés. Le CHSSN peut partager vos renseignements personnels avec les entreprises suivantes, qui démontrent ou ont démontré que vos renseignements personnels sont adéquatement protégés : ADP RBC Express Groupe Desjardins Assurances AirTable – un logiciel de gestion de données. Zoom – une plateforme de communication. Microsoft Office 365, Sharepoint Hubspot 9. Sites Web tiers Notre site Web comporte plusieurs liens qui vous redirigent vers d’autres sites Web qui ne sont pas soumis aux conditions de la présente politique. Les sites Web tiers peuvent demander et collecter des informations vous concernant, y compris des informations personnelles, et dans certains cas, peuvent nous informer de vos activités sur ces sites Web. Le CHSSN vous recommande de consulter la politique de confidentialité de chaque site Web tiers que vous visitez en cliquant sur le lien « Politique de confidentialité » qui se trouve généralement au bas de la page Web que vous consultez. 10. Conservation de vos informations personnelles Le CHSSN stocke vos informations personnelles sur des serveurs informatiques sécurisés et, si nécessaire, sous forme papier dans des bureaux verrouillés. Voici une liste des emplacements physiques où vos informations personnelles peuvent être stockées : Gestion Info Solutions – Fournisseur de services informatiques Bureau du CHSSN et travailleurs à distance 11. Mesures de sécurité Le CHSSN prend les mesures de sécurité appropriées, notamment des mesures physiques, électroniques et procédurales, afin de protéger vos renseignements personnels contre tout accès et toute divulgation non autorisés. Le CHSSN a pris les mesures de sécurité suivantes pour protéger adéquatement vos renseignements personnels : Chaque employé dispose d’un mot de passe unique pour accéder à son ordinateur. Un système d’authentification multifactorielle est en place. Un gestionnaire sécurisé de mots de passe est en place. Chaque membre du personnel du CHSSN signe un accord de confidentialité, tout comme nos fournisseurs, nos clients et nos bénévoles, y compris les membres du conseil d’administration et des comités. Le personnel et les bénévoles du CHSSN reçoivent une formation sur l’application de la présente politique et sur les bonnes pratiques en matière de stockage et de protection des renseignements personnels. Des classeurs verrouillés sont utilisés, et les clés sont conservées de manière sécurisée. 12. Combien de temps conservons-nous les renseignements personnels ? Le CHSSN conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique et sous réserve de toute période de conservation prévue par la loi. Une fois que les fins pour lesquelles vos renseignements personnels ont été recueillis ont été atteintes, ceux-ci seront détruits ou rendus anonymes par le CHSSN, sous réserve de toute période de conservation prévue par la loi. Nous pouvons conserver certaines informations relatives à votre compte à des fins d’analyse et de comptabilité, ainsi que pour garantir l’intégrité des registres et prévenir la fraude, pour percevoir les frais facturés, pour faire respecter les conditions d’utilisation, pour prendre toute mesure que le CHSSN juge nécessaire afin de protéger l’intégrité du site web ou de ses utilisateurs, ou dans les autres cas autorisés par la loi. En outre, si certaines de vos informations ont été fournies à des tiers avec votre consentement, l’utilisation et la conservation de vos informations seront soumises aux politiques de ces tiers et le CHSSN ne pourra en aucun cas être tenu responsable. Lorsque le CHSSN élabore des plans sur la base de vos informations personnelles, celles-ci sont conservées pendant une période d’un an, conformément à la loi. 13. Traitement des plaintes Si vous avez une plainte à formuler concernant la protection de vos informations personnelles ou l’utilisation de celles-ci par le CHSSN, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse électronique indiquée sur la première page de la présente politique, qui répondra à votre plainte par courrier électronique dans les plus brefs délais. 14. Rôles et responsabilités du personnel Seuls les employés autorisés du CHSSN ont accès à vos renseignements personnels, c’est-à-dire les employés qui ont besoin de connaître ou d’avoir accès à vos renseignements personnels pour que le CHSSN puisse fournir ses services. Les employés autorisés par le CHSSN à accéder à vos renseignements personnels reçoivent des codes d’accès spécifiques et chaque employé autorisé n’a accès qu’aux renseignements personnels de son domaine qui sont nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Le responsable de la protection de la vie privée est chargé de veiller au respect et à la mise en œuvre de la présente politique. Il doit également s’assurer que tous les employés autorisés du CHSSN connaissent bien la politique et qu’ils utilisent les renseignements personnels conformément à ses dispositions. 15. Accès à vos renseignements personnels et moyens d’y accéder Si vous avez des questions concernant l’accès à vos renseignements personnels ou leur utilisation par le CHSSN, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse électronique indiquée sur la première page de la présente politique. Les coordonnées du responsable de la protection de la vie privée sont également disponibles sur notre site web. 16. Collecte de renseignements personnels auprès de mineurs Le CHSSN peut recueillir des renseignements personnels auprès d’un mineur dans le cadre de ses activités. Dans ce cas, le CHSSN obtiendra le consentement du parent ou du tuteur légal pour la collecte des renseignements personnels et n’utilisera ces renseignements qu’aux fins divulguées au moment de la collecte. 17. Préséance En cas de contradiction entre la présente politique et la loi, les dispositions de la loi prévaudront.